Agência no Bolso / Digital MasterVersão 1, para conferência e correção pela equipe da VIIA
Documento técnico de diagnóstico
Levantamento do Processo Consórcio VIIA Energia
Registro do processo interno do consórcio exatamente como a equipe da VIIA apresentou, passo a passo, na reunião de levantamento. Serve de base para o desenho da automação e existe para ser corrigido por vocês.
Reunião
29 de julho de 2026, 15h05 duração de 2h16min50s
Apresentado por
Witer de Morais, Thaís e Christian (VIIA Energia)
Levantamento
Salatiel Batista e Joel Visgueira (Agência no Bolso)
O que este documento pede
Que vocês confiram, corrijam e respondam às perguntas da seção 8
1.Abertura
1.1O que este documento é
Este é o registro do que a equipe da VIIA Energia apresentou na reunião de 29 de julho de 2026, das 15h05 às 17h22, sobre o processo interno do consórcio: da entrada do cliente até o pagamento do investidor e o reinício no mês seguinte. Witer de Morais, Thaís e Christian conduziram a apresentação com as telas, as planilhas e o site da distribuidora abertos. Salatiel Batista e Joel Visgueira conduziram o levantamento.
O documento existe por dois motivos. O primeiro é conferência: cada etapa, cada planilha e cada número aqui precisa ser lido por quem executa o processo e corrigido onde estiver errado ou incompleto. O segundo é servir de base para o desenho da automação: sem o fluxo fechado e validado por vocês, não existe fluxograma confiável e não existe projeto técnico.
A seção 8 é a parte mais importante. Ela reúne tudo que a reunião levantou e não fechou. Responder àquela lista vale mais, para o projeto, do que qualquer outro trecho deste documento.
1.2O que este documento não é
Fora de escopo deste documento
Não é proposta comercial. Não contém preço, faixa de preço, prazo de entrega nem estimativa de horas. Não contém promessa de resultado. Não contém percentual de automação: o levantamento identificou 18 etapas repetitivas com potencial de automação, e o percentual só pode ser afirmado depois do fluxograma validado por vocês.
Não é avaliação do trabalho da equipe. O processo apresentado está documentado, versionado por mês e por usina, com fechamento em 100% e rastreabilidade por número de nota de serviço. O objetivo aqui é reduzir esforço repetitivo, não apontar erro.
1.3Convenções usadas neste documento
Como esta página fica acessível por link, ela não reproduz nome de cliente final, nome de investidor, documento, número de instalação, unidade consumidora, telefone, endereço, e-mail, conta bancária nem qualquer credencial de acesso. Onde o processo depende de um login, o texto registra apenas a existência da etapa.
Distribuidora: a concessionária de energia com quem o consórcio faz o cadastro de compensação.
CRM: a plataforma onde o cliente entra e onde a fatura fica anexada.
Plataforma de assinatura: onde o back office sobe o termo de compromisso de adesão e envia o link ao cliente.
Servidor: o servidor interno de arquivos da VIIA, com espelho em nuvem.
Sol: a automação em construção pela Agência no Bolso, citada na reunião.
entendimento a confirmar marca dedução nossa, não afirmação da equipe.
2.Fluxo ponta a ponta
A sequência abaixo foi extraída da reunião na ordem em que a equipe descreveu e demonstrou em tela. O documento em Word que vocês prepararam chegou com dois passos fora de ordem entre a análise de consumo e o rateio, e isso foi corrigido ao vivo por Christian: "provavelmente na hora de passar para o Word, se perdeu esse passo a passo". A ordem consolidada aqui é a que foi acertada durante a chamada, e ela é o primeiro item que pede confirmação.
São 20 etapas. 18 delas são executadas integralmente à mão. Uma é automatizada pelo CRM e uma é parcialmente automatizada.
manual etapa executada integralmente à mãoparcial parte no sistema, parte à mãoautomatizada executada por sistema hoje
2.1
Entrada do cliente no CRMparcial
O que acontece
O cliente entra pelo CRM, que hoje concentra o cadastro e recebe a fatura anexada. As origens declaradas foram indicação de dono de usina, indicação de parceiro, lead orgânico, redes sociais e atendimento no escritório.
Quem executa
Back officeCRM
Dispara
A emissão do termo de compromisso de adesão.
2.2
Emissão e envio do termo de compromisso de adesãomanual
O que acontece
As meninas do back office sobem o termo de compromisso de adesão na plataforma de assinatura e enviam o link para o cliente assinar.
Quem executa
Back office
Dispara
A assinatura do cliente.
2.3
Recebimento dos termos assinados e conferência cruzadamanual
O que acontece
Assinado, chega a notificação por e-mail com os dois termos em PDF e a equipe baixa os arquivos. Trabalham com dois parâmetros em paralelo: tudo que chegou pela plataforma de assinatura e, para cada um, os pormenores do cadastro no CRM.
Quem executa
ThaísChristian
Dispara
A análise do histórico de consumo.
2.4
Análise do histórico de consumomanual
O que acontece
Abrem a fatura anexada no CRM e tiram a média dos 12 meses, para saber quanta energia o cliente precisa receber e quanto a VIIA precisa injetar para ele. É a mesma análise feita na fase de proposta. Perguntado se a média é multiplicada por três, a resposta foi "não, por enquanto não".
Quem executa
Operação
Dispara
O preenchimento da planilha de cadastro.
2.5
Preenchimento da planilha de cadastromanual
O que acontece
Lançamento dos dados principais do cliente e da instalação mais a média de consumo apurada na etapa anterior. Esta é a base central: "a planilha de cadastro é basicamente o coração do setor no quesito de clientes". Ela nasceu porque antes do CRM os clientes vinham de vários lugares e era preciso ter tudo num lugar só.
Quem executa
Christian
Dispara
O lançamento na planilha de consumo e saldo.
Ponto declarado pela própria equipe
"Não tem link de uma base com a outra, não." O dado que já existe no CRM é digitado outra vez aqui.
2.6
Lançamento na planilha de consumo e saldomanual
O que acontece
A instalação é inserida e a planilha puxa da planilha de cadastro nome, status, data de assinatura, indicação, modalidade e percentual de desconto. Ela funciona como ponte e como lugar específico da análise de saldo, e foi mantida separada do rateio porque o arquivo de rateio "já fica uma planilha muito grande e pesada".
Quem executa
Christian
Dispara
A alocação do cliente em uma usina.
2.7
Alocação: definir a usina de destino e lançar no rateiomanual
O que acontece
Critério declarado: se o dono da usina indicou o cliente, ele vai obrigatoriamente para a usina daquele investidor. Se não houve indicação de dono de usina, o critério passa a ser saldo de energia disponível, ou seja, vai para a usina que precisa de energia. Lançado na planilha de rateio, o percentual de recebimento é calculado a partir da geração prevista da usina.
Quem executa
Christian
Dispara
O preenchimento da planilha padronizada da distribuidora.
Registro de correção feita na própria reunião: a coluna de indicação não define comissão de parceiro. Ela define destino de usina.
2.8
Preenchimento da planilha padronizada da distribuidoramanual
O que acontece
Uma planilha por usina geradora, no modelo que a distribuidora disponibiliza no site, com instalação ou unidade consumidora, documento do cliente e percentual de recebimento, sempre fechando 100%. O percentual de uma instalação reprovada é realocado para a usina âncora, que é a de maior consumo, porque a distribuidora não aceita soma de cotas diferente de 100%. A equipe descreveu esta etapa como cópia do detalhamento do rateio para o layout da distribuidora: "ela acaba sendo manual porque a gente precisa do detalhamento lá do rateio".
Quem executa
Christian
Dispara
A criação da pasta no servidor e o envio.
2.9
Criação da árvore de pastas e arquivamentomanual
O que acontece
No servidor, dentro da pasta de compensações, abre-se ano, mês e data de envio, e dentro dela a pasta identificada pelo número da instalação da usina. Ali fica a planilha de rateio daquela usina naquele mês, e depois o protocolo e o retorno. Objetivo declarado: poder responder quem estava em qual usina em qualquer mês passado, com o percentual enviado.
Quem executa
Christian
Dispara
O envio no site da distribuidora.
2.10
Atualização do repositório único dos termos assinadosmanual
O que acontece
Como a distribuidora limita o tamanho do arquivo anexado, a equipe montou um PDF padrão que carrega um link para o repositório em nuvem com todos os termos de adesão assinados, nomeados por documento do titular. O PDF nunca muda, o que muda é o conteúdo do repositório, alimentado à mão com os termos assinados no mês. O termo é por titular, não por instalação: várias instalações de um mesmo titular usam um único termo.
Quem executa
Operação
Dispara
Habilita o envio de qualquer usina no mês.
2.11
Envio no site da distribuidora, usina por usinamanual
O que acontece
Acesso ao site com o login corporativo (credencial não reproduzida neste documento), serviços, compensação de geração distribuída, realizar cadastro, seleção da unidade consumidora da usina, modalidade geração compartilhada e tipo consórcio. São anexados três documentos: a planilha padronizada, o documento de comprovação do consórcio e o PDF padrão com o link dos termos. Confirma e avança. Não é possível cadastrar várias usinas de uma vez: cada usina exige um envio completo com a mesma documentação repetida.
Quem executa
Christian
Dispara
A geração do protocolo.
A equipe classificou este passo como o mais rápido do processo, menos de dois minutos por envio quando o site colabora. "A questão dos cadastros e análises é que para ver quem vai em qual usina e tudo mais é o que demora mais."
2.12
Download e arquivamento do protocolomanual
O que acontece
O site gera um protocolo em PDF com a instalação da usina geradora e o número da nota de serviço. Baixado e salvo na pasta da usina. A nota de serviço é a chave que depois casa o retorno com o envio.
Quem executa
Christian
Dispara
A espera do retorno.
2.13
Retorno da distribuidora e conciliação pela nota de serviçomanual
O que acontece
A distribuidora responde por e-mail com um PDF de compensação de geração compartilhada, aprovando integral ou parcialmente, e pode trazer vários retornos no mesmo e-mail referentes a envios diferentes. A conciliação é feita comparando o número da nota de serviço do retorno com o do protocolo salvo. O retorno é arquivado na mesma pasta. O prazo varia: houve caso de cadastro solicitado em maio com retorno no início de julho.
Quem executa
Christian
Dispara
Se aprovado, a cobrança. Se houver anomalia, a etapa 2.14.
2.14
Tratamento de anomalia e reenviomanual
O que acontece
Três tipos de anomalia foram declarados: documento do titular divergente da base da distribuidora (erro de cadastro interno ou troca de titularidade que o cliente não avisou), contrato encerrado, e ausência do termo de adesão no repositório. A anomalia é lançada "manualmente, exato" na aba específica do rateio, com instalação, nome, status, documento e motivo. A resolução é caso a caso, com contato cliente por cliente, e o rateio da usina é reenviado completo. Se houve troca de titularidade, refaz-se a adesão e o processo reinicia do começo. Se a reprova foi indevida, ainda assim se reenvia: "o processo de reenvio é mais rápido do que abrir uma reclamação na distribuidora".
Quem executa
Christian
Dispara
Volta à etapa 2.8 ou, nos casos de titularidade, à 2.2.
2.15
Cobrança do clienteautomatizada
O que acontece
Aprovado o rateio, mensalmente a plataforma de cobrança baixa a fatura, emite o boleto e envia ao cliente por e-mail e WhatsApp. Etapa declarada como já automatizada pelo CRM, incluindo a integração com a distribuidora e com o banco. A equipe registrou que isso "diminui o nosso trabalho aqui também".
Quem executa
CRM
Dispara
Segue em paralelo ao fechamento.
2.16
Recebimento e arquivamento das contas das usinasmanual
O que acontece
As contas das unidades que estão na titularidade da VIIA chegam numa caixa de e-mail dedicada, em arquivo protegido por senha (credencial não reproduzida neste documento). Para cada uma: abrir, conferir o mês de referência, copiar o número da unidade consumidora, baixar, localizar a pasta correspondente no servidor, salvar com o mês na frente, e lançar na planilha de acompanhamento vencimento, investidor da usina, mês de referência, valor e código de barras. Depois marcar o "ok" do mês na aba de usinas e filtrar as vazias, que são baixadas à mão direto no site.
Quem executa
Christian
Dispara
Alimenta o desconto de conta no fechamento e o envio ao investidor.
Restrição declarada: débito em aberto na distribuidora bloqueia qualquer outro processo no site dela, inclusive troca de titularidade. A data de chegada varia por usina porque depende da data de leitura.
2.17
Fechamento mensal, com defasagem de 90 diasmanual
O que acontece
O fechamento é mensal, mas sempre sobre a geração de 90 dias antes, por causa do ciclo da distribuidora. Para cada usina: baixar no site o relatório de saldo de geração distribuída (arquivo compactado, que traz também o XML da conta), conferir quem estava na usina naquele mês específico porque não é necessariamente quem está hoje, lançar a geração total registrada na conta, o que a própria usina consumiu, a energia injetada, a energia efetivamente abatida na conta de cada cliente, a tarifa e a memória de cálculo, e transportar à mão o saldo da coluna de saldo atual do mês anterior para a coluna de saldo anterior do mês corrente, cliente por cliente. Quando o cliente está dividido em várias usinas, o total compensado precisa ser rateado entre elas.
Quem executa
Thaís
Dispara
O rateio por box e o relatório do investidor.
"Que é o que acaba dando mais trabalho, é que eu faço esse processo manual para todas as usinas cliente por cliente."
Equipe de operação, sobre o fechamento
2.18
Rateio proporcional por boxmanual
O que acontece
Usinas grandes, acima de 1 MW, são uma única conta para a distribuidora mas internamente subdivididas em boxes, cada box de um proprietário diferente. Witer descreveu como condomínio: despesas e receitas divididas proporcionalmente. Geração, conta da distribuidora e aluguel do terreno são rateados pela potência de cada box. Exemplo apresentado: uma usina de 1.364 kW dividida em 14 boxes, 13 de 101,64 e um de 43,56. Quando um mesmo proprietário tem vários boxes, os valores são somados num documento só.
Quem executa
Thaís
Dispara
Um fechamento por box.
Witer registrou que a padronização do projeto de boxes ainda está por fazer: "esse é um trabalho que a gente precisa fazer, padronizando isso".
2.19
Relatório do investidor: condensar, gerar PDF e enviarmanual
O que acontece
A tabela do fechamento não cabe em uma folha A4 quando a usina tem muitos clientes, então os dados são condensados como se fosse um cliente único. O trecho é copiado do Excel, colado no Word, salvo em PDF e arquivado na pasta da usina por ano e mês. Depois o PDF do fechamento e a conta da distribuidora da usina são enviados por e-mail ao investidor. O que muda de um mês para o outro no documento é o mês de referência.
Quem executa
ThaísChristian
Dispara
A consolidação do pagamento.
"A gente precisa condensar as informações 300 vezes e depois salvar nesse PDF outras 300 vezes. E aí é quando eu e a Thaís a gente se une para fazer uma força-tarefa para condensar isso tudo, para depois ainda cadastrar mais 300 e-mails para mandar tudo por e-mail. Essa hora é a hora que a gente não dorme. Mas é só na última semana do mês."
Equipe de operação
2.20
Consolidação e agendamento do pagamento ao investidormanual
O que acontece
Uma planilha resumo puxa da planilha de fechamento, pelo número da instalação, o valor devido a cada investidor, com a informação de micro ou mini geração e o proprietário. Quando um investidor tem várias usinas, os valores são somados para gerar um pagamento só em vez de quatro ou cinco. O agendamento no banco é feito à mão pela operação com perfil colaborador, e o perfil master do financeiro aprova o pagamento. As contas das usinas também são agendadas pela mesma equipe. O controle de pago e pendente é por cor na própria planilha. A equipe declarou que a integração do banco já está contratada.
Quem executa
ThaísFinanceiro
Dispara
Encerra o ciclo do mês.
2.21Ciclos que correm por fora da sequência
Revisão de consumo e de saldo. A cada 90 dias a equipe recalcula a média de consumo dos clientes já ativos, pegando os três meses anteriores, subtraindo o custo de disponibilidade conforme o padrão de ligação e chegando ao compensado real, para decidir se aumenta ou diminui a injeção. Se muda, o rateio volta à etapa 2.7. A periodicidade trimestral foi apresentada como consequência do esforço: "só é feito trimestral que dá trabalho demais".
Clientes aguardando. Clientes que assinaram mas ainda têm contrato vigente com outra empresa injetando saldo ficam numa aba de espera. Mensalmente a equipe pede a conta ao cliente para verificar se aquele saldo já foi compensado, porque injetar no mesmo período geraria cobrança em duplicidade.
Encerramento e rescisão. Quando o cliente encerra o contrato ou troca a titularidade sem avisar, é preciso calcular se há saldo, e esse cálculo também é manual. A equipe classificou os boletos de encerramento como "outro processo", que não foi detalhado nesta reunião.
Comissão de parceiros. Existe um levantamento de comissões dos representantes que indicam clientes ou usinas. Foi citado e não detalhado.
Reinício."Aí no próximo mês inicia o processo todo de novo."
3.Os controles em planilha
A reunião identificou nove controles em planilha. Oito foram abertos em tela e um foi citado sem ser apresentado. As fichas abaixo registram, para cada um, o que ele guarda, quem preenche, com que frequência, de onde vem o dado e como ele chega no controle seguinte, por fórmula ou por digitação.
As observações marcadas como medido nos arquivos vêm da leitura estrutural dos arquivos que vocês enviaram, feita depois da reunião. São contagens de linhas, colunas, fórmulas e referências. Nenhum conteúdo de cliente foi reproduzido, aqui ou em qualquer outro ponto deste documento.
3.1Planilha de cadastro
Chamada pela equipe de planilha de cadastro, planilha base, planilha mãe, e "o coração do setor no quesito de clientes".
O que registra
Todos os clientes do consórcio, com dados de identificação, instalação, contato e a média de consumo apurada na análise da fatura.
Quem preenche
Operação, à mão, cliente por cliente.
Frequência
A cada novo cliente assinado.
Entra por
Digitação, a partir do CRM e do termo assinado.
Sai para
Planilha de consumo e saldo, por fórmula. Também é a origem de busca de vários outros controles.
Medido nos arquivos
O cadastro de consorciados tem 2.642 linhas por 31 colunas e nenhuma fórmula. É digitação integral. É dele que os outros controles puxam.
entrada manualsaída por fórmula
3.2Planilha de consumo e saldo
Também chamada de geração, consumo e saldo. Numerada pela equipe como planilha 2.
O que registra
Por instalação: nome, status, data de assinatura, indicação, modalidade, percentual de desconto, consumo dos três meses da análise, média, padrão de ligação e compensado real.
Quem preenche
Operação. A instalação é digitada, o resto é puxado.
Frequência
A cada novo cliente e na revisão de consumo a cada 90 dias.
Entra por
Fórmula, a partir da planilha de cadastro.
Sai para
Planilha de rateio, por busca entre arquivos.
Por que existe separada
Decisão declarada de desempenho: o arquivo de rateio, com todas as usinas e todos os clientes, "já fica uma planilha muito grande e pesada".
fórmulainstalação digitada
3.3Planilha de rateio e realocação
Chamada de rateio, realocação ou alocação do mês. Numerada pela equipe como planilha 3. É um arquivo com várias abas.
O que registra
A alocação de cada cliente na usina, com o percentual de recebimento calculado a partir da geração prevista da usina.
Abas citadas na reunião
Painel com a energia que entrou por mês e o déficit de saldo; investidores; consorciados; parceiros; geração, consumo e saldo; alocação do mês; anomalias; clientes que pediram cancelamento; clientes aguardando o fim de contrato anterior; assinados no mês; usinas.
Quem preenche
Christian.
Frequência
Mensal. Usina cheia e sem anomalia não é mexida.
Entra por
Fórmula, da planilha de consumo e saldo. As anomalias entram por digitação.
Sai para
Planilha padronizada da distribuidora, por digitação.
Medido nos arquivos
O cadastro de investidores tem 278 linhas por 41 colunas, também sem fórmula. E há um campo de identificador de cliente com centenas de valores distintos, cuja origem precisa ser confirmada.
fórmula na entradasaída digitada
3.4Planilha padronizada da distribuidora
Modelo da própria distribuidora, baixado no site. Numerada pela equipe como planilha 4.
O que registra
Unidade consumidora, documento do titular e percentual de recebimento, fechando 100%, mais a usina âncora que absorve o percentual de instalação reprovada.
Quem preenche
Christian, à mão, copiando do rateio para o layout da distribuidora.
Frequência
Uma por usina, a cada envio.
Entra por
Digitação. Não há fórmula ligando o rateio a este arquivo.
Sai para
O site da distribuidora, como anexo.
Risco declarado pela equipe
"Ela muda de tempo em tempo. Então a gente tem que se readequar. Senão ela reprova também porque a planilha não é a versão atualizada." Um layout novo passa a valer em agosto de 2026 e ainda não foi usado.
Medido nos arquivos
O exemplar preenchido enviado traz 1.498 unidades consumidoras num único documento, e não um arquivo por usina como descreve o passo 4 do processo. O modelo em branco presente na pasta tem gravação de novembro de 2025.
100% manual
3.5Planilha de fechamento
Arquivo anual, com uma guia por mês, mais a guia de boxes e a guia de resumo.
O que registra
Por usina e por cliente: geração registrada na conta, consumo da própria usina, energia injetada, energia abatida, tarifa, memória de cálculo, saldo anterior e saldo atual, desconto da conta da distribuidora e o repasse do investidor.
Quem preenche
Thaís.
Frequência
Mensal, sobre a geração de 90 dias antes.
Entra por
Digitação, a partir do relatório de saldo baixado no site, da conta de cada cliente, dos PDFs das contas das usinas e do saldo do mês anterior.
Sai para
Guia de boxes e resumo de pagamento por fórmula. Relatório do investidor por cópia manual.
entrada manualfórmula interna
3.6Planilha auxiliar de divisão entre usinas
Construída pela própria equipe. Nas palavras dela, um dos "ajeitos técnicos" criados para facilitar o processo.
O que registra
Dada a instalação de um cliente, mostra em quantas e em quais usinas ele está e divide automaticamente a energia compensada no mês entre elas. Cliente com consumo alto pode estar em várias usinas ao mesmo tempo.
Quem preenche
Thaís digita a instalação, o resto é calculado.
Frequência
A cada fechamento, sob demanda.
Entra por
Fórmula, da base de consumos.
Sai para
Alimenta o lançamento no fechamento.
fórmula
3.7Planilha de acompanhamento das contas
Chamada de acompanhamento de contas da distribuidora.
O que registra
Por conta de usina: data de vencimento, investidor, mês de referência, valor e código de barras, com formatação condicional por vencimento e marcação de pago. Numa aba paralela, o "ok" por usina e por mês, que permite filtrar quais contas ainda não chegaram.
Quem preenche
Christian, à mão, conta por conta.
Frequência
Mensal, conforme a data de leitura de cada usina.
Entra por
Digitação, a partir do PDF de cada conta.
Sai para
Desconto de conta no fechamento e envio ao investidor, por consulta manual.
Medido nos arquivos
O controle é uma matriz de aproximadamente 161 usinas por 12 meses, preenchida célula por célula, com o código de barras digitado à mão.
100% manual
3.8Planilha de resumo de pagamento
Descrita pela equipe como resumo para o financeiro e para controle próprio.
O que registra
Por instalação de usina: micro ou mini geração, proprietário e valor a pagar no fechamento do mês, com total pago, total pendente e a diferença. Investidor com várias usinas é somado num pagamento só.
Quem preenche
Thaís.
Frequência
Mensal, no fechamento.
Entra por
Fórmula, buscando na planilha de fechamento pelo número da instalação.
Sai para
Agendamento bancário, por digitação. O financeiro tem a mesma informação por outro caminho.
fórmulasaída digitada
3.9Levantamento de comissões de parceiros
Citado na reunião, não apresentado em tela.
O que registra
As comissões dos representantes e parceiros que indicam clientes ou usinas.
Quem preenche
Não foi possível identificar com segurança no áudio da reunião.
Frequência
Não declarada.
Entra por
Não declarado.
Observação
A reunião esclareceu que a coluna de indicação do rateio não é a fonte da comissão. A regra de comissionamento não foi detalhada e está na seção 9.
a detalhar com vocês
3.10Três observações estruturais medidas nos arquivos
3.10.1 O saldo vive em seis lugares
O campo de saldo aparece em seis controles diferentes e é digitado à mão em três deles. O relatório exportado do sistema de faturamento que a empresa já usa já traz saldo e saldo anterior prontos. Ou seja, parte do dado é redigitada depois de já ter sido exportada. Não é falta de cuidado da equipe: é consequência de os controles não estarem ligados entre si, exatamente o ponto que vocês mesmos levantaram na reunião.
3.10.2 Entre o rateio e a planilha da distribuidora não existe ligação
Medimos que não há nenhuma fórmula ligando a planilha de rateio à planilha padronizada da distribuidora. O transporte é integralmente manual. Vale colocar isso ao lado do passo 7.1 do documento que vocês montaram, que trata da anomalia de documento do titular divergente: parte dessas divergências pode nascer no transporte manual, e não na distribuidora. Isso é uma hipótese a testar com vocês, não uma conclusão, e se ela se confirmar é uma boa notícia, porque divergência gerada dentro de casa é a mais fácil de eliminar.
3.10.3 O arquivo de fechamento é um documento de impressão, não uma base de dados
A medição mostrou que o arquivo de fechamento foi construído como layout para impressão: milhares de células mescladas por aba, de 190 a 223 blocos independentes por mês, referências fixadas individualmente dentro de cada bloco (inserir uma linha quebra o bloco) e dezenas de padrões de fórmula distintos no mesmo mês. Isso explica sozinho por que o fechamento é a etapa que mais consome tempo.
Um ponto merece atenção imediata: há uma função de data corrente dentro do cálculo. Em termos práticos, o número pode mudar conforme o dia em que o arquivo é aberto. Como o arquivo sustenta fechamento financeiro e repasse a investidor, vale conferir se isso afeta algum valor que já foi enviado. Registramos aqui como ponto de risco operacional, sem afirmar que houve efeito prático, porque isso só vocês podem verificar.
Existe também uma aba dedicada a acertos de meses anteriores. Ela confirma que hoje o resultado às vezes precisa ser corrigido depois do envio, e é justamente o tipo de correção que um motor de cálculo com fonte única elimina.
4.Diagrama de encadeamento dos dados
O diagrama mostra quem alimenta quem. A distinção importante não é entre planilhas boas e ruins, é entre ligação por fórmula, onde o dado anda sozinho, e relançamento à mão, onde alguém redigita um dado que já existe em outro lugar. Cada seta tracejada é uma oportunidade de automação e, ao mesmo tempo, um ponto onde a divergência pode entrar.
Registro literal da equipe
Perguntada se a base do CRM e a planilha de cadastro conversam, a resposta foi: "Não tem link de uma base com a outra, não. Porque, na verdade, a planilha de cadastro é o controle interno da via. É a base de todos os clientes que a gente tem."
ligação por fórmula, o dado anda sozinho relançamento à mão troca de documento com a distribuidora controle alimentado à mão controle alimentado por fórmula
5.Números da operação
Todos os números abaixo foram ditos na reunião ou medidos nos arquivos que vocês enviaram. Vários saíram em faixa ou com ressalva de memória ("acho que dá mais", "se eu não me engano"), e por isso estão registrados como faixa e não como valor fechado. Onde a reunião e a medição divergem, as duas colunas estão preenchidas e a diferença virou pergunta na seção 9.
Indicadores da operação do consórcio. Fonte: reunião de 29 de julho de 2026 e leitura estrutural dos arquivos enviados.
Indicador
Declarado na reunião
Medido nos arquivos
Observação
Clientes hoje
2.000
2.604 instalações 1.837 titulares 1.240 ativos
A medição separa instalação de titular, o que a reunião não fez. Precisa de definição de qual é o "cliente" para efeito de cobrança.
Projeção citada
30.000
—
Citada como hipótese de escala, não como meta com data. Foi o argumento usado para justificar automatizar antes de crescer.
Usinas
mais de 100 mais de 160
de 92 a 276 conforme o controle
A própria reunião teve três contagens. A medição encontrou divergência inclusive entre dois controles do mesmo arquivo.
Fechamentos por mês
cerca de 219
190 a 223 blocos por mês
Declarado com ressalva de memória. A medição confirma a ordem de grandeza.
Boxes
95 boxes em 6 usinas grandes
—
Uma usina grande com 36 boxes e outra com mais de 20. Usina grande definida como acima de 1 MW.
Exemplo de subdivisão
1.364 kW em 14 boxes
—
Treze boxes de 101,64 e um de 43,56. Geração, conta da distribuidora e aluguel do terreno divididos por essa proporção.
Clientes por usina
de 1 a 200
—
Exemplos apresentados em tela: uma usina com 1 cliente, uma com 7 e uma com 53. Declarado que há usinas com 50, 100 e até 200.
Usinas por cliente
até 6
—
Cliente de consumo alto é dividido entre várias usinas, e o total compensado precisa ser rateado entre elas no fechamento.
Envios a distribuidora por mês
1 por usina na ordem de 100+
161 usinas na matriz de contas
"Se a gente anexar 100 vezes no mês o rateio, a gente precisa enviar 100 vezes esse documento." Cada envio repete os três mesmos anexos.
Termos de adesão no repositório
mais de 2.000
—
Todos os termos assinados desde o início do consórcio, nomeados por documento do titular.
Limite de anexo da distribuidora
10 MB
—
Termo assinado de cerca de 2 MB, o que permitiria no máximo 5 por envio. Foi essa restrição que originou a solução do link único.
Documentos e e-mails por mês
mais de 300 de cada
—
Mais de 300 condensações, mais de 300 PDFs salvos e mais de 300 e-mails cadastrados e enviados, concentrados na última semana do mês.
Defasagem do fechamento
90 dias
—
O fechamento é mensal, mas sempre sobre a geração de 90 dias antes, por causa do ciclo da distribuidora.
Revisão de consumo e saldo
a cada 90 dias
—
Periodicidade apresentada como consequência do esforço, não como regra técnica.
Custo de disponibilidade
30, 50 e 100 kWh
regra presente em fórmula
Por padrão de ligação. O trifásico aparece como caso padrão na fórmula. Unidades de outra modalidade não se encaixam neste trio.
Status de cliente
—
18 valores distintos
Campo de texto livre, alguns valores combinando estado, motivo e ação na mesma frase.
Registros vindos de sistema
—
cerca de 1.246
São exportação de um sistema de faturamento já em uso pela empresa, não digitação.
Onde a coluna de medição está com travessão, o indicador foi declarado na reunião e não havia como confirmar pela estrutura dos arquivos.
6.Pontos de esforço e de risco operacional
Os oito pontos abaixo são os gargalos que a própria equipe apontou, com as palavras dela. Nenhum deles decorre de falta de organização: o processo está documentado, versionado e rastreável. Todos decorrem de o mesmo dado precisar existir em mais de um lugar sem ligação entre eles, e de a distribuidora não oferecer caminho automatizado para as etapas de envio e retorno.
6.1Relançamento do mesmo dado
O dado do cliente existe no CRM, é digitado outra vez na planilha de cadastro, e daqui segue por fórmula para consumo e saldo e rateio, mas volta a ser digitado na planilha padronizada da distribuidora. O saldo aparece em seis controles e é digitado à mão em três. Parte desse dado já vem pronto no relatório exportado do sistema de faturamento que a empresa usa.
"Não tem link de uma base com a outra, não."
Equipe de operação
6.2Repetição por usina no site da distribuidora
Não existe envio em lote. Cada usina exige um processo completo no site, com os três mesmos anexos repetidos, e a documentação de comprovação do consórcio e o PDF dos termos não mudam de um envio para o outro. Quando há rateio geral, o mesmo procedimento é repetido mais de cem vezes no mês.
"Então, eu tenho 100 usinas aqui. Eu vou cadastrar o rateio de 100 usinas (...) Então, tem que repetir 100 vezes esse mesmo processo."
Equipe de operação
6.3Mudança de layout do modelo da distribuidora
O modelo de planilha é da distribuidora e muda sem aviso. Planilha em versão antiga é motivo de reprova, independentemente do conteúdo estar correto. Um modelo novo passa a valer em agosto de 2026 e ainda não foi usado em nenhuma compensação. O modelo em branco presente na pasta enviada tem gravação de novembro de 2025.
"Ela muda de tempo em tempo. Então a gente tem que se readequar. Senão ela reprova também porque a planilha não é a versão atualizada."
Equipe de operação
6.4Transporte manual de saldo no fechamento
A cada mês, o saldo atual de cada cliente é copiado à mão da planilha do mês anterior para a coluna de saldo anterior do mês corrente, cliente por cliente e usina por usina. É o passo que a equipe identificou como o que mais consome tempo em todo o processo, junto com a conferência de quem estava em cada usina naquele mês.
"Que é o que acaba dando mais trabalho, é que eu faço esse processo manual para todas as usinas cliente por cliente."
Equipe de operação
6.5Concentração de trabalho na última semana do mês
A condensação dos relatórios, a geração dos PDFs e o cadastro dos e-mails acontecem todos na virada do mês, em regime de força-tarefa entre duas pessoas, mais de trezentas vezes cada etapa. É o único ponto do processo em que a equipe descreveu perda de sono.
"Essa hora é a hora que a gente não dorme. Mas é só na última semana do mês."
Equipe de operação
6.6Dependência de reenvio quando vem reprovação
Toda reprova, mesmo a que a equipe entende como indevida, é resolvida refazendo e reenviando o rateio completo da usina, porque contestar demora mais. Quando a causa é troca de titularidade, o processo volta ao início, incluindo nova assinatura de termo. A anomalia ainda precisa ser lançada à mão na aba do rateio.
"A gente precisa voltar o processo todo de novo (...) o que acontece com muita frequência."
Equipe de operação
entendimento a confirmar Como não existe fórmula ligando o rateio à planilha da distribuidora, parte das divergências de titular pode nascer no transporte manual e não na distribuidora. É hipótese a testar com vocês, e se confirmada é a mais fácil de eliminar.
6.7Efeito em cadeia de uma única alteração
Mudar um cliente em uma usina no rateio obriga à conferência da usina inteira no fechamento. Os dois postos de trabalho estão acoplados por conferência manual, não por fórmula.
"Se, por exemplo, mudar só um cliente na usina geradora, Thaís vai ter o trabalho de conferir a usina inteira só por causa desse um cliente que eu tirei de lá."
Equipe de operação
6.8Fragilidade estrutural do arquivo de fechamento
O arquivo foi construído como layout de impressão, com centenas de blocos independentes por mês, referências fixadas bloco a bloco e uma função de data corrente dentro do cálculo. Em termos práticos, inserir uma linha quebra o bloco e o valor pode variar conforme o dia em que o arquivo é aberto. Existe uma aba de acertos de meses anteriores, o que confirma que o resultado às vezes precisa ser corrigido depois. Registramos como ponto de atenção porque o arquivo sustenta repasse financeiro.
A equipe já construiu soluções próprias para reduzir esse esforço, e isso ficou registrado: "a gente foi criando algumas alternativas e também uns ajeitos técnicos para poder facilitar o processo que a gente faz". As melhorias que faltam pararam por falta de tempo, não por falta de ideia: sobre a área do investidor no Drive, a própria equipe disse "a gente já tem essa ideia, está faltando o tempo".
7.Frentes de automação identificadas
As oito frentes abaixo estão em ordem da mais direta para a mais complexa. Cada uma traz a razão técnica pela qual ela entra nessa posição. Esta seção não contém preço, prazo, esforço estimado nem promessa de percentual de automação: o levantamento identificou 18 etapas repetitivas com potencial de automação, e o percentual só pode ser afirmado depois do fluxograma validado por vocês.
A divisão que importa
As frentes 1 a 3 são determinísticas. A regra já existe, está escrita, e o computador só precisa repetir o que hoje é repetido à mão. Elas não dependem de nenhuma decisão de negócio nova e podem ser desenhadas com o que já foi levantado.
As frentes 7 e 8 dependem primeiro das respostas da seção 9, em especial da definição de qual é a fonte de verdade do preço (item 9.11). Automatizar cálculo financeiro antes dessa definição significa automatizar uma ambiguidade, e o erro passa a ser produzido em escala em vez de ser pego na conferência. Este é o ponto central deste documento.
7.1 Controle de contas e de pagamentos determinística
Razão técnica: hoje o controle é uma matriz de aproximadamente 161 usinas por 12 meses preenchida célula por célula, com o código de barras digitado à mão a partir de um PDF. A regra é inteiramente mecânica: identificar a chegada da conta na caixa de e-mail, abrir o arquivo protegido, extrair mês de referência, unidade consumidora, valor, vencimento e código de barras, salvar na pasta correta e marcar a conferência. Não há nenhum julgamento humano na etapa, e o que falta na conferência hoje já é detectável por filtro. A integração bancária para o agendamento já está contratada, e a aprovação continua no perfil master do financeiro como portão humano.
7.2 Geração dos documentos mensais por usina determinística
Razão técnica: o relatório do investidor é hoje recortado à mão do arquivo de fechamento, colado em outro programa, salvo em PDF, arquivado e enviado, mais de trezentas vezes por mês. O conteúdo é sempre o mesmo conjunto de campos e o que muda de um mês para o outro é o mês de referência. Gerar documento a partir de dado estruturado é o caso mais simples que existe, e é aqui que está a maior concentração de esforço humano em um único ponto do calendário. Junto com esta frente entra a alternativa que vocês mesmos propuseram: em vez de enviar por e-mail, publicar cada fechamento na área do próprio investidor, com o histórico completo disponível.
7.3 Geração da planilha padronizada da distribuidora a partir do rateio determinística
Razão técnica: é o único salto do fluxo principal sem nenhuma fórmula de ligação. O dado de origem existe e está correto no rateio, e o destino é um layout fixo publicado pela distribuidora. A regra de fechamento em 100% e a realocação do percentual reprovado para a usina âncora são verificáveis por cálculo antes do envio, o que transforma um erro que hoje só aparece no retorno em um erro que nem sai de casa. A própria equipe descreveu esta etapa como cópia de detalhamento para layout. Depende de confirmar dois pontos com vocês: o modelo válido a partir de agosto de 2026 (item 9.14) e a regra de arredondamento da cota (item 9.16).
7.4 Unificação do campo de saldo
Razão técnica: o saldo aparece em seis controles e é digitado à mão em três, sendo que o relatório exportado do sistema de faturamento já em uso já entrega saldo e saldo anterior calculados. Antes de qualquer motor de cálculo novo, o ganho maior é eliminar a redigitação de um número que já existe pronto. Depende de mapear o que o sistema atual já entrega (item 9.10), para não construir de novo algo que já está contratado.
7.5 Substituição da cadeia de buscas entre arquivos por base única
Razão técnica: hoje a informação caminha por buscas de um arquivo para outro, e a separação entre consumo e saldo e rateio foi uma decisão de desempenho, não de modelo: o arquivo único ficaria grande e pesado. Numa base de dados esse limite deixa de existir, e a razão original da separação desaparece junto. O ganho imediato é que cada alteração passa a valer para todos os controles ao mesmo tempo, o que dissolve o efeito em cadeia descrito no item 6.7.
7.6 Cadastro único de cliente, instalação e usina
Razão técnica: a medição encontrou instalação, titular e usina contados de formas diferentes em controles diferentes, com a contagem de usinas variando conforme o arquivo consultado, inclusive dentro do mesmo arquivo. Sem cadastro mestre único, todo relatório mensal parte de uma base diferente e a conciliação volta a ser humana. Esta frente é pré-requisito das duas últimas, e depende das definições dos itens 9.12, 9.13 e 9.15, incluindo a máquina de estados do campo de status.
7.7 Motor de fechamento depende da seção 9
Razão técnica: é a frente de maior ganho de tempo e também a de maior risco, porque produz número financeiro. Ela substitui o transporte manual de saldo, a conferência de entrada e saída de clientes usina por usina, o rateio proporcional por box e o casamento do protocolo com o retorno pela nota de serviço. Tecnicamente todos esses passos são calculáveis. O que impede começar por aqui não é a técnica, é a regra: enquanto houver duas fontes concorrentes para o percentual de tarifa (item 9.11), o motor não tem como saber qual número produzir. Resolvida essa definição, esta frente também elimina a necessidade da aba de acertos de meses anteriores.
7.8 Leitura do retorno da distribuidora e tratamento de anomalia depende da seção 9
Razão técnica: é a mais complexa porque envolve interpretar um documento que a distribuidora emite no formato dela, casar com o protocolo pela nota de serviço, classificar a anomalia em um dos três tipos declarados, decidir entre corrigir e reenviar ou reiniciar a adesão, e disparar o contato com o cliente. Cada uma dessas decisões exige regra escrita e validada, e algumas delas ainda dependem de resposta de vocês, em especial as regras de encerramento e de titularidade (itens 9.7 e 9.8). Aqui a automação deve nascer como apoio à decisão, com o lançamento e a triagem prontos e a decisão final humana, e não como decisão automática.
Sobre a etapa de envio no site da distribuidora
A etapa 2.11 não aparece como frente própria porque, com o que se sabe hoje, não existe caminho de integração conhecido para o cadastro de compensação: é um formulário no site da distribuidora. A própria equipe classificou este passo como o mais rápido do processo. Ele só muda de posição se a resposta ao item 9.1 mostrar que existe integração disponível.
Fora do escopo desta reunião, por decisão registrada
A possibilidade de a VIIA ter um CRM próprio no lugar da plataforma atual foi levantada e Witer pediu explicitamente para deixar o assunto para depois: "eu não queria que a gente pensasse isso agora, não. Deixa isso lá para o mês de agosto". A migração do servidor interno para nuvem também foi citada como intenção futura, sem data. Nenhuma das duas entra neste levantamento, e ficam registradas para não se perderem.
8.Arquivos que faltam para completar o levantamento
A leitura das fórmulas dos arquivos que vocês enviaram mostrou que eles buscam dado em 11 arquivos externos. Três desses arquivos estão na pasta que recebemos. Oito não estão, e sem eles não é possível fechar o desenho: as fórmulas apontam para eles, mas não há como ver o que existe do outro lado.
Observação de conferência, e boa notícia
Oito arquivos presentes mais oito arquivos referenciados e ausentes somam 16 arquivos no circuito. Essa é uma ordem de grandeza compatível com o conjunto de controles que a equipe descreveu na reunião, o que indica que o mapa do processo está praticamente completo e não há uma parte inteira do fluxo escondida de nós. O que falta são peças identificadas, com nome, e não pontos cegos.
Arquivos referenciados pelas fórmulas e ausentes na pasta recebida.
Arquivo referenciado
Por que ele importa
Cópia de DADOS GERADORAS 2 os nomes das abas indicam regime de tarifa, faixas de percentual de compensação e de injeção, variantes com e sem manutenção, uma aba de exceções e uma aba de clientes por investidor. Os nomes e os valores em si não são reproduzidos aqui.
É o mais importante dos oito. Pelos nomes das abas, ele parece guardar as regras de deságio e de comissionamento, que são a regra financeira central do processo e justamente o que falta para responder o item 9.11. Sem ele, qualquer motor de cálculo seria construído sobre suposição.
202603, 202604, 202605 o de maio contém a aba "Analise das Faturas de Energia-"
São as bases mensais de fatura de onde o fechamento busca consumo e compensação. Definem o formato real da entrada mensal do cálculo e permitem verificar se o padrão se repete de um mês para o outro.
3 REALOCACAO MARCO
Versão anterior do rateio. Serve para confirmar se a estrutura das abas e a lógica de alocação se mantêm estáveis entre meses, o que decide se o desenho pode assumir um formato único.
ANOMALIAS
Arquivo dedicado ao histórico de anomalias. É a base para classificar os três tipos declarados e medir qual deles mais gera retrabalho, o que orienta a frente 7.8.
RESUMO JANEIRO, RESUMO FEVEREIRO
Resumos mensais consultados pelas fórmulas. Confirmam a estrutura do resumo condensado e a continuidade do saldo entre meses, que hoje é transportado à mão.
O que pedimos
Se esses oito arquivos puderem ser enviados, o levantamento fecha. Prioridade para o Cópia de DADOS GERADORAS 2, porque é ele que destrava a pergunta do item 9.11. Se algum deles não existir mais, também é informação útil: significa que a fórmula está apontando para um arquivo que saiu de circulação, e isso precisa ser tratado no desenho.
9.Perguntas abertas, precisamos da confirmação de vocês
Esta é a seção mais importante do documento. Cada item abaixo é um ponto que a reunião levantou e não fechou, ou que a leitura dos arquivos revelou e só vocês podem responder. Estão numerados para que vocês possam responder por número, por escrito ou em chamada, sem precisar reescrever nada.
Não é uma lista de problemas. Vários itens são apenas escolhas de projeto que precisam de dono. Onde estiver escrito que houve divergência, é registro fiel do que aconteceu na chamada, sem atribuição de razão a nenhum lado.
A. Acessos, integrações e sistemas
9.1
O site da distribuidora oferece alguma forma de integração automática para o relatório de saldo de geração distribuída, ou o único caminho é login e download manual?
Por que importa: houve divergência explícita na reunião e ninguém verificou. A direção afirmou que existe integração aberta para esse relatório específico ("o site inteiro da distribuidora não é uma API aberta. Mas o saldo, sim"), e a operação respondeu que na prática o dado "é baixado do site". Esta é a pergunta que mais muda o desenho: com integração, a conferência mensal usina por usina desaparece. Sem ela, a etapa continua assistida. Sugestão prática: essa resposta talvez venha mais rápido do fornecedor do CRM, que hoje já faz esse download, do que da própria distribuidora.
9.2
Haverá permissão de escrita na pasta do servidor e no espelho em nuvem, ou apenas de leitura?
Por que importa: ficou dependendo do TI de vocês. A operação foi precisa: "o TI nosso consegue liberar o acesso dessa pasta para a consulta. Com relação à alteração, eu não vou saber dizer se a gente consegue fazer", e a direção encerrou com "nessa parte aí a gente olha com o TI nosso". Sem escrita, a automação consegue ler e calcular mas não consegue arquivar, e as etapas 2.9, 2.12, 2.13 e 2.16 permanecem manuais mesmo depois de tudo pronto. É a definição com maior impacto sobre o resultado final.
9.3
Quem gera o token novo de acesso à plataforma de CRM, e para qual conta ele deve ser emitido?
Por que importa: o token enviado anteriormente expirou, o que foi registrado na própria reunião junto com o combinado de "marcar para gerar novamente". Sem token válido não há integração com o CRM, e essa integração é a base de várias frentes. Pedimos apenas a definição de quem emite e para qual conta: o token em si não deve ser enviado por conversa, e sim pelo canal seguro que combinarmos.
9.4
A plataforma de CRM pode disponibilizar para a automação o mesmo relatório que os robôs dela já baixam da distribuidora?
Por que importa: a resposta na reunião foi uma suposição razoável, não uma confirmação: "acredito que a própria plataforma consiga disponibilizar também, já que vai ter essa integração". Se a resposta for sim, a frente 7.4 fica muito mais curta e evita construir um segundo caminho para um dado que já é coletado hoje.
9.5
A distribuidora confere os termos de adesão do repositório de forma automática, buscando pelo documento do titular, ou há conferência humana do lado dela?
Por que importa: a hipótese levantada na reunião foi "provavelmente é automatizado esse processo de conferência deles também". Se for automática, a nomeação do arquivo por documento do titular é uma regra rígida que a automação precisa respeitar ao pé da letra, e qualquer variação de nome gera reprova por falta de termo. Se for humana, há mais tolerância. Isso define o quanto a etapa 2.10 precisa ser estrita.
B. Regras de negócio citadas e não detalhadas
9.6
Ficou algum controle, planilha, conferência ou rotina de fora deste documento?
Por que importa: a reunião encerrou com a ressalva honesta "que eu me lembre no momento", seguida da explicação "às vezes é tanto processo, a gente já está acostumado a ir fazendo todos, que a gente vai esquecendo algumas etapas, principalmente essas que a gente faz mais para conferir". Justamente as rotinas de conferência são as mais fáceis de esquecer e as mais fáceis de automatizar. Se aparecer qualquer controle novo, ele entra na versão 2.
9.7
Qual é a regra completa de encerramento e rescisão, e como exatamente se calcula o saldo no boleto de encerramento?
Por que importa: foi citado como "outro processo" e descrito como cálculo manual, mas não foi detalhado. Sem essa regra, a automação não sabe o que fazer quando o cliente sai, e o cliente que sai é exatamente o caso que gera cobrança errada. Precisamos de: o que dispara o encerramento, qual é o prazo, como o saldo remanescente é tratado, e quem aprova.
9.8
Quando o cliente troca a titularidade sem avisar, qual é o caminho oficial: refazer adesão, refazer rateio, ou os dois, e em que ordem?
Por que importa: a reunião indicou que o processo reinicia do começo, mas não ficou claro em que ponto exato ele reinicia nem o que acontece com o saldo acumulado no titular anterior. É uma das três anomalias declaradas é provavelmente a mais custosa, porque atravessa adesão, rateio e fechamento ao mesmo tempo.
9.9
Como funciona a comissão dos parceiros e representantes: qual é a base de cálculo, a periodicidade, e quem consolida hoje?
Por que importa: o levantamento de comissões foi citado como existente e não foi apresentado, e o nome da pessoa responsável não saiu com clareza no áudio. A reunião esclareceu apenas o que a comissão não é: a coluna de indicação do rateio serve para destinar o cliente a usina do investidor que indicou, e não para comissionar. Como as abas do arquivo ausente citado na seção 8 sugerem regra de comissionamento, esta pergunta e o item 9.11 provavelmente se respondem juntos.
C. Fonte de verdade dos números e das regras de cálculo
9.10
O que o sistema de faturamento que vocês já usam faz hoje, e o que ele não faz?
Por que importa: uma das abas dos arquivos enviados traz colunas com endereço de painel e chamadas de recálculo de fatura e de download de documento de um sistema externo já em uso pela empresa, e cerca de 1.246 registros dessa aba são exportação desse sistema, não digitação. Isso não apareceu na reunião. Não faz sentido construir algo que duplique o que já está contratado e funcionando, e também não faz sentido desenhar em volta dele sem saber onde ele para. Precisamos da lista do que ele já resolve.
9.11
Qual é a fonte de verdade do percentual de tarifa: o valor escrito dentro das fórmulas do fechamento, ou a aba de configuração que define o regime por usina? E o que significa o caso único marcado como MISTA?
Por que importa: esta é a pergunta mais importante de todo o documento. A medição encontrou duas fontes concorrentes convivendo. Os percentuais de tarifa, em três faixas distintas, estão escritos dentro das fórmulas de cada bloco do fechamento, bloco por bloco. Em paralelo, uma aba de configuração mantém o regime de tarifa por usina, com os valores NORMAL, FIXA e MISTA, e um valor de tarifa fixa. Não há como determinar pela estrutura qual das duas manda. Como essa é a regra que define o valor a pagar ao investidor, automatizar antes dessa definição significa automatizar uma ambiguidade, e o erro passaria a ser produzido em escala em vez de ser pego na conferência. As frentes 7.7 e 7.8 dependem desta resposta. O arquivo pedido em primeiro lugar na seção 8 pode contê-lá.
9.12
Qual é a lista oficial de usinas ativas hoje?
Por que importa: as fontes internas divergem. A contagem varia de cerca de 92 a cerca de 276 conforme o controle consultado, e dois controles do mesmo arquivo divergem entre si. Na própria reunião apareceram três números diferentes. Sem cadastro mestre único de usina, todo relatório mensal parte de uma base diferente, e a conciliação continua sendo humana por mais automatizado que fique o resto. Basta apontar qual controle é o oficial.
9.13
Para efeito de operação e de cobrança, o que conta como um cliente: a instalação, o titular, ou o contrato?
Por que importa: medimos 2.604 números de instalação distintos, cerca de 1.837 titulares distintos e 1.240 registros marcados como ativos, enquanto a reunião trabalhou com o número de 2.000 clientes. Nenhum desses números está errado, eles apenas contam coisas diferentes. A definição decide o volume que o sistema processa, como a cobrança é emitida e como o crescimento é medido.
9.14
Já existe em mãos o modelo novo de planilha da distribuidora que passa a valer em agosto de 2026, e ele muda apenas o layout ou também os campos?
Por que importa: a reunião registrou que o modelo novo já está no site e que nenhuma compensação foi feita com ele ainda, com a leitura inicial de que "só mudou o layout, mas as informações são as mesmas". O modelo em branco presente na pasta que recebemos tem gravação de novembro de 2025, ou seja, é o anterior. Como planilha em versão antiga é motivo de reprova, a frente 7.3 precisa nascer contra o modelo certo. Se o primeiro envio de agosto puder ser acompanhado, isso resolve a pergunta na prática.
9.15
Quais valores do campo de status são estados mutuamente exclusivos e quais são combinações de estado, motivo e ação?
Por que importa: o cadastro tem 18 valores distintos de status em campo de texto livre, e alguns misturam as três coisas na mesma frase, por exemplo um valor que ao mesmo tempo informa o estado, o motivo e a providência a tomar. Três pontos específicos: qual é a diferença prática entre os dois valores de inativo mais frequentes, o que significa o status que nomeia um segmento de órgão público, e quais status podem coexistir. Sem uma máquina de estados explícita, nenhum sistema consegue decidir sozinho qual é o próximo passo do cliente, e a automação volta a depender de leitura humana.
9.16
O arredondamento da cota em sete casas decimais é exigência da distribuidora? E a coluna de porcentagem corrigida serve para fechar exatamente em 100%?
Por que importa: a cota é arredondada em sete casas decimais e existe uma coluna de porcentagem corrigida com muitos valores digitados por cima da fórmula. Como esse é exatamente o campo que a distribuidora valida, e como a soma precisa fechar em 100% sob pena de reprova, a regra de arredondamento e de ajuste final precisa ser reproduzida com precisão pela automação, e não aproximada.
D. Estrutura dos controles e escopo
9.17
Qual é o recorte da base que pertence ao consórcio que estamos automatizando?
Por que importa: há um campo de administradora com vários valores diferentes na mesma base, e alguns status indicam clientes vinculados a outros consórcios ou administradoras dentro do mesmo arquivo. Há indícios, portanto, de mais de uma administradora na mesma base. Isso é uma questão de escopo e de segregação de dados: precisamos saber qual filtro define o universo do projeto, para não processar nem expor dado que não é deste consórcio.
9.18
Onde ficam os arquivos da planilha padronizada separados por usina?
Por que importa: o passo 4 do processo que vocês descreveram diz que a planilha é "separada por usina", e a demonstração em tela mostrou uma planilha por usina salva na pasta da usina. Mas o exemplar preenchido que recebemos traz 1.498 unidades consumidoras num único documento. As duas coisas podem conviver, por exemplo um consolidado de trabalho e os arquivos por usina para envio, mas precisamos saber qual dos dois é a origem e qual é o derivado, porque isso muda completamente o desenho da automação de envio da frente 7.3.
9.19
O que representam as colunas sem cabeçalho que participam de cálculo?
Por que importa: há pelo menos duas colunas usadas dentro de fórmulas sem nome definido. Elas influenciam resultado e não podem ser interpretadas por dedução. Uma frase de descrição para cada uma resolve.
9.20
Uma das abas leva nome próprio e está preenchida em cerca de 15% das linhas. Ela é processo oficial ou recorte de trabalho individual?
Por que importa: decide simplesmente se ela entra ou não no sistema. Se for rotina oficial parcialmente preenchida, precisa entrar no desenho. Se for área de trabalho de uma pessoa, fica de fora e ninguém perde nada.
9.21
O campo de número do cliente, com centenas de valores distintos, é o identificador de qual sistema?
Por que importa: se ele for a chave de um sistema externo, ele é a ponte natural entre a base de planilhas e esse sistema, e a integração fica muito mais simples. Se for numeração interna sem uso atual, é um campo a descontinuar.
9.22
Confirmar a regra do custo de disponibilidade por padrão de ligação e definir como tratar as unidades de modalidade A4.
Por que importa: existe regra em fórmula subtraindo 30, 50 ou 100 kWh conforme o padrão de ligação, com o trifásico aparecendo como caso padrão. Unidades de modalidade A4 não se encaixam nesse trio e hoje não há regra visível para elas. Como esse valor entra direto no cálculo do compensado real, errar aqui erra o valor final do cliente. A transcrição também deformou o nome de um dos padrões de ligação, o que reforça a necessidade de confirmação por escrito.
9.23
Como a usina âncora é escolhida, e esse critério pode ser aplicado automaticamente?
Por que importa: a reunião declarou que se usa "aquela que tem mais consumo", para que o percentual da instalação reprovada não fique perdido e a soma feche em 100%. Se o critério for só esse, a automação aplica sozinha. Se houver exceções, por exemplo usina que nunca pode ser âncora, elas precisam estar escritas.
9.24
Há algum fechamento já enviado que possa ter sido afetado pela função de data corrente presente no cálculo?
Por que importa: como o cálculo usa a data em que o arquivo é aberto, o mesmo bloco pode apresentar valores diferentes em dias diferentes. Isso é o tipo de coisa que passa despercebida por meses e depois aparece como divergência com o investidor. A existência de uma aba dedicada a acertos de meses anteriores mostra que hoje o resultado às vezes precisa ser corrigido depois do envio. Perguntamos aqui apenas para saber se já houve efeito prático conhecido, porque isso só vocês podem verificar, e para dimensionar se a correção precisa ser retroativa ou apenas dali para a frente.
E. Confirmações de processo e de vocabulário
9.25
Confirmar a ordem definitiva das etapas iniciais, e confirmar também a regra de dimensionamento da injeção.
Por que importa: o documento em Word chegou com passos fora de ordem entre a análise de consumo e o rateio, o que a própria reunião atribuiu a perda na conversão do arquivo. A ordem consolidada na seção 2 é a que foi acertada ao vivo, mas precisa de um "confere" por escrito. Sobre o dimensionamento, ficou registrado que hoje se usa a média dos 12 meses e que ela não é multiplicada por três ("não, por enquanto não"). O "por enquanto" sugere que a regra pode mudar, e queremos saber se há mudança prevista antes de fixar o cálculo.
9.26
Confirmar o nome e a função de cada aba da planilha de rateio, em especial a aba que registra os clientes que pediram cancelamento.
Por que importa: a transcrição automática deformou o nome dessa aba, e nosso entendimento é de que se trata de clientes inativos, retirados do rateio. entendimento a confirmar Como cada aba vira uma entidade no sistema, o nome e o significado precisam vir de vocês e não da nossa leitura.
9.27
Na aba de clientes aguardando, qual é a regra exata para liberar a injeção quando o contrato anterior do cliente termina?
Por que importa: hoje a equipe pede a conta ao cliente mensalmente para verificar se o saldo da outra empresa já foi todo compensado, porque injetar antes gera cobrança em duplicidade. Precisamos do gatilho objetivo: saldo zerado, data de fim de contrato, ou confirmação do cliente. Sem gatilho definido, essa é uma etapa que a automação não pode assumir, e o risco de duplicidade recai sobre o consumidor final.
9.28
Todas as contas das usinas estão cadastradas para chegar na caixa de e-mail dedicada? Existe um calendário consolidado das datas de leitura por usina?
Por que importa: a reunião registrou que todas foram cadastradas, mas que "pode ser que aconteça de um mês ou outro" alguma não chegar, e por isso existe a conferência por filtro. Um calendário de datas de leitura permite a automação saber quando esperar cada conta e alertar sobre a que não chegou, em vez de depender de alguém notar a lacuna. Hoje a data varia por usina.
9.29
Existe prazo declarado de retorno da distribuidora ao cadastro de rateio?
Por que importa: a reunião relatou caso de cadastro solicitado em maio com retorno no início de julho. Se houver prazo formal, a automação pode cobrar o que passou do prazo. Se não houver, o acompanhamento tem que ser por envio em aberto, sem alarme por tempo, e isso muda o desenho do monitoramento.
9.30
Manter os termos de adesão num repositório único ou passar a organizar por usina? E o limite de anexo da distribuidora segue o mesmo?
Por que importa: a decisão ficou aberta na reunião. A equipe explicou que o repositório único é mais prático porque cliente que muda de usina não obriga a mexer em várias pastas, e que a distribuidora nunca se opôs. O limite de tamanho declarado foi de 10 MB, com termo assinado de cerca de 2 MB. Se o limite mudar no modelo novo de agosto, a solução do link pode precisar de ajuste, e vale confirmar antes.
9.31
Qual é o padrão definitivo do projeto de boxes: como um box é criado, identificado e transferido de proprietário?
Por que importa: Witer registrou que a padronização ainda está por fazer ("esse é um trabalho que a gente precisa fazer, padronizando isso"). Hoje são seis usinas grandes subdivididas em 95 boxes, com rateio proporcional de geração, conta da distribuidora e aluguel de terreno. Como o box não existe para a distribuidora, ele é uma entidade puramente interna, e por isso o padrão precisa ser definido por vocês antes de ser codificado.
9.32
A área de acesso do investidor substitui o envio mensal por e-mail, ou os dois convivem?
Por que importa: a ideia partiu de vocês e o motivo declarado foi evitar o pedido de histórico antigo. Mas o e-mail hoje cumpre uma função de transparência: "a gente manda o documento pela transparência, porque ele consegue validar as informações do fechamento pela conta". Se o e-mail continuar, ele também entra na automação. Se sair, é preciso combinar como o investidor é avisado de que o fechamento do mês está disponível.
9.33
A planilha de fechamento pedida ao final da reunião já foi enviada, e a versão em nossas mãos é a atual?
Por que importa: o fechamento é o arquivo mais complexo do conjunto e todo o desenho da frente 7.7 sai da estrutura dele. Trabalhar sobre versão antiga custaria retrabalho. Vale a mesma pergunta para os oito arquivos da seção 8.
9.34
Há algum trecho da seção 2 ou da seção 3 que descreva errado o que vocês fazem?
Por que importa: a transcrição da reunião foi automática e alguns trechos ficaram com áudio ruim, especialmente ao redor das trocas de tela compartilhada. Nomes próprios e termos técnicos apareceram deformados em vários pontos, incluindo o nome da distribuidora, os nomes dos participantes e o nome de quem consolida as comissões. Onde tivemos dúvida, escrevemos o entendimento e marcamos como a confirmar, mas pode ter passado algo que soou coerente e não é. Correção aqui vale mais do que qualquer elogio ao documento.
10.Nota de método
Este documento foi construído a partir de duas fontes, e nada aqui vem de suposição sobre como consórcios de energia funcionam em geral.
A reunião de 29 de julho de 2026, das 15h05 às 17h22, com 2 horas, 16 minutos e 50 segundos de duração, em que Witer de Morais, Thaís e Christian apresentaram o processo passo a passo com as planilhas, o servidor e o site da distribuidora abertos em tela.
Os arquivos que a equipe enviou, lidos apenas na estrutura: contagem de linhas, colunas, abas, fórmulas e referências entre arquivos. As observações marcadas como medido nos arquivos vêm daqui.
Limites que vocês precisam conhecer para avaliar o que leram
A transcrição da reunião é automática. Ela pode conter imprecisão de nome próprio e de termo técnico, e de fato contém: nomes de pessoas, o nome da distribuidora e o nome de algumas ferramentas apareceram deformados em vários pontos. A gravação também não separa as vozes automaticamente, então a atribuição de uma fala a Thaís ou a Christian é inferência baseada na divisão de trabalho que vocês mesmos declararam, e não uma identificação técnica. Onde este documento atribui uma fala a uma pessoa específica, trate a atribuição como aproximada. A separação entre o que a equipe da VIIA disse e o que a Agência no Bolso disse é sólida.
Alguns trechos de áudio ficaram ruins, especialmente nas trocas de tela compartilhada, e houve momentos de silêncio. Onde a reunião não esclareceu, o item foi para a seção 9 em vez de ser completado por dedução. Preferimos registrar a lacuna a inventar o elo que falta.
Pede-se que a equipe corrija o que estiver errado. Etapa fora de ordem, planilha com nome trocado, número mal ouvido, regra descrita pela metade, controle que ficou de fora: tudo isso é correção esperada, não problema. Podem responder por número de item.
Próximo passo
A próxima versão deste documento sai depois da revisão de vocês, incorporando as correções e as respostas da seção 9. É dela que sai o fluxograma validado, e só com o fluxograma validado é possível definir o escopo técnico da automação. Este documento não propõe nada: ele fecha o entendimento.
Sobre privacidade: esta página fica acessível por link e por isso não reproduz nome de cliente final, nome de investidor, documento, número de instalação ou unidade consumidora, telefone, endereço, e-mail, conta bancária, nome de arquivo com dado pessoal, nem qualquer credencial ou pista de credencial. Onde o processo depende de login ou de arquivo protegido, o texto registra apenas a existência da etapa. Os valores financeiros vistos nas planilhas também não foram reproduzidos.